تقييم ممارسات إدارة الوثائق في المؤسسات الحكومية بسلطنة ُعمان وفقاً لمتطلبات هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

الموضوعات

مكتبات ومعلومات

الملخص

هدفت الدراسة إلى تقييم ممارسات إدارة الوثائق في المؤسسات الحكومية بسلطنة عُمان وفقًا لمتطلبات هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك من خلال التعرف على متطلبات هيئة الوثائق لإدارة الوثائق في المؤسسات الحكومية، والكشف عن واقع ممارسات إدارة الوثائق في المؤسسات الحكومية ومدى توافقها مع متطلبات الهيئة، بالإضافة إلى التعرف على التحديات التي تواجه المؤسسات في إدارة وثائقها لتحقيق متطلبات الهيئة.اعتمدت الدراسة على المنهج المزجي في جمع بيانات الدراسة من خلال ثلاث مراحل أساسية: تمثلت المرحلة الأولى في استخدام المنهج النوعي من خلال تحليل محتوى وثائق؛ وذلك للتعرف على متطلبات الهيئة لإدارة الوثائق في المؤسسات الحكومية، فيما تمثلت المرحلة الثانية في استخدام المنهج الكمي من خلال اعتماد استمارة مراجعة تم توزيعها على عينة الدراسة التي بلغت (48) مؤسسة؛ لأجل التعرف على واقع ممارسات إدارة الوثائق في المؤسسات الحكومية ومدى توافقها مع متطلبات الهيئة، أما المرحلة الثالثة فتمثلت في استخدام المنهج النوعي من خلال اعتماد المقابلات المفتوحة مع عينة قصدية مثلت 20% من مجتمع الدراسة بمعدل (10) مؤسسات حكومية؛ وذلك للتعرف على التحديات التي تواجه المؤسسات في إدارة وثائقها لتحقيق متطلبات الهيئة.وقد توصلت نتائج الدراسة إلى وجود خمسة متطلبات رئيسة اعتمدتها الهيئة لإدارة الوثائق الجارية والوسيطة في المؤسسات، وجاءت معظم هذه المتطلبات منظمة في إطار تشريعي وقانوني ومتنوعة ما بين قوانين ولوائح وتعاميم وأدلة ومواصفات، كما كشفت النتائج عن تحقيق مؤسسات الدراسة نسبة توافق متوسطة في تطبيق متطلبات الهيئة لإدارة الوثائق الجارية والوسيطة التي بلغت نسبة 61% متوسطًا حسابيًّا، إذ حققت نسبة توافق عالية في كلٍّ من: الإطار التشريعي لهيكلة وحدة الوثائق، إدارة البريد، تطبيق نظامي إدارة الوثائق المشتركة والخصوصية، فرز الوثائق، إتلاف الوثائق، فيما حققت نسبة توافق متوسطة في كلٍّ من: أماكن حفظ الوثائق الوسيطة، تحويل الوثائق الوسيطة إلى مكان الحفظ، الاطلاع على الوثائق الوسيطة، ترحيل المحفوظات، متابعة وتقييم إدارة الوثائق، التدريب والتوعية والدعم لإدارة الوثائق، بينما سجلت نسب توافق متدنية في كل من: إجراءات حفظ وتداول الوثائق السرية، فرز الوثائق الجارية قبل تحويلها لمكان الحفظ، محضر تسليم الوثائق للموظفين المنتهية خدماتهم، إدارة الوثائق الإلكترونية.كما بينت الدراسة وجود عدد من التحديات البشرية والتنظيمية الإدارية والمادية التي تواجه المؤسسات لإدارة وثائقها، منها ضعف الوعي والاهتمام من قبل الإدارة العليا تجاه دوائر وأقسام الوثائق، عدم وجود أماكن لحفظ الوثائق الوسيطة وعدم توافق البعض مع اشتراطات الهيئة، ضعف تجاوب موظفي المؤسسات لتطبيق إجراءات إدارة الوثائق، ضعف المعايير والإجراءات المتعلقة بإدارة الوثائق السرية، ضعف البرامج التدريبية التخصصية في إدارة الوثائق في السلطنة، ضعف التحفيز المعنوي والمادي لموظفي الوثائق

روابط وملفات

التعريف والنوع

رقم الوثيقة

05674965-7547-426a-99eb-6904b5b2f51e

رقم العقد

0

نوع الوسائط

Crawler

نوع المحتوى

الرسائل العلمية

صيغة المصدر

رسائل ماجيستير

نوع الملف

pdf text

أسماء الملفات

05674965-7547-426a-99eb-6904b5b2f51e_1.pdf

بيانات النشر

ترجمة العنوان

Evaluation of Records Management Practices in Governmental Institutions in the Sultanate of Oman according to the Requirements of the National Records and Archives Authority

ألقاب المؤلفين

[{"name_ar":"السيد صلاح الصاوي","title_ar":"اشراف","title_en":"Supervision"},{"name_ar":"حمد بن علي بن سالم السعدي","title_ar":"اعداد","title_en":"Preparation"},{"name_ar":"خلفان بن زهران بن حمد الحجي","title_ar":"اشراف","title_en":"Supervision"}]

اللغة

Arabic

المصدر والدورية

اسم المصدر

تقييم ممارسات إدارة الوثائق في المؤسسات الحكومية بسلطنة ُعمان وفقاً لمتطلبات هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

المحتوى والصفحات

عدد الصفحات

0

ترجمة الملخص

This study aims to evaluate the records management practices ingovernmental institutions in the Sultanate of Oman according to the requirementsof the National Records and Archives Authority by identifying the requirements ofthis Authority for records management in governmental institutions, and toexamine the reality of records management practices in governmental institutionsand their compatibility with the requirements of the Authority. In addition, the studyseeks to find out the challenges encountered by institutions in managing theirrecords to achieve the requirements of the Authority.The study adopts the mixed approach to collect the study data throughthree basic stages: The first stage is to use the qualitative approach by analyzingthe content of records in order to identify the requirements of the Authority forrecords management in governmental institutions. The second stage is to use thequantitative approach by adopting a checklist, which is administered to the studysample reached (48) institutions in order to find out the reality of recordsmanagement practices in governmental institutions and their compatibility with therequirements of the Authority. The third stage is to use the qualitative approachby conducting open interviews with a purposive sample represented 20% of thestudy population and an average of (10) governmental institutions in order toidentify the challenges encountered by institutions in managing their records toachieve the requirements of the Authority.The results of the study have demonstrated that there are five keyrequirements approved by the Authority for managing current and intermediaterecords in institutions. Most of these requirements are regulated in a legislativeand legal framework and they vary between laws, regulations, circulars, guidesand specifications. The results also have revealed that the institutions, understudy, have achieved an average compatibility rate with an arithmetic mean of61% in applying the Authority's requirements for managing current andintermediate records. The institutions have achieved high compatibility rate in (thelegislative framework of records unit structure, post management, applying thesystems of common and private records management, records appraisal, recordsdestruction), while they have achieved an average compatibility rate inي(intermediate records storages, transfer of intermediate records to storages,access to intermediate records, transfer, monitoring and evaluation of recordsmanagement, and training, awareness and support of records management).They have achieved low compatibility rates in (procedures of maintaining andhandling confidential records, appraisal of current records before transferringthem to the storage, minutes of delivering records to employees whose serviceshave ended, and electronic records management).The study has also indicated that there are a number of human,organizational, administrative and financial challenges for institutions to managetheir records, including weak awareness and interest by the higher managementtowards the records departments and sections, the absence of storages forintermediate records and incompatibility of some them with the Authority'srequirements, lack of response by institutional staff to apply records managementprocedures, weak standards and procedures related to confidential recordsmanagement, weak specialized training programs in records management in theSultanate of Oman, and weak moral and material motivation for recordsemployees.The study has come up with a set of recommendations, the most importantof which are as follows. The Authority should simplify the procedures andrequirements of records management in the form of independent explanatoryguides in accordance with their subjects. It is important to create greaterawareness among officials in higher managements about the role and importanceof the records departments and sections. The governmental institutions need topay more attention to the application of all requirements and tools adopted by theAuthority for records management, and they should prepare storages for theirintermediate records. Training and awareness programs for institutionsemployees on records management procedures should be intensified.Professional training center should be established under the supervision of theNational Records and Archives Authority to train workers in records departmentsand sections.

كلمات الباحثين

الوثائق والمحفوظات--تنظيم وإدارة--عمان الوثائق الحكومية--تقييم--عمان

إشراف وإعداد

الإشراف

السيد صلاح الصاوي, خلفان بن زهران بن حمد الحجي

الإعداد

حمد بن علي بن سالم السعدي

الاقتباسات الببليوغرافية